In einer Welt, in der Künstliche Intelligenz (KI) längst den Sprung von einem futuristischen Konzept hin zu einer treibenden Kraft der Geschäftswelt vollzogen hat, steht auch der Einkauf vor einer grundlegenden Transformation. Die Integration von KI-Technologien in Beschaffungsprozesse eröffnet neue Möglichkeiten, um Effizienz, Transparenz und strategische Entscheidungsfindung zu verbessern. KI wirkt zusätzlich kompensierend auf den zunehmenden Fachkräftemangel ein.

Daher sind innovative KI-Technologien im Einkauf kein optionaler Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit. Auf dem Weg der Transformation stehen wir gerne begleitend zur Seite und unterstützen dabei funktionierende und effektive Lösungen zu etablieren.

Zunächst eine thematische Einordnung:

Die Evolution der KI in Einkauf und Supply Chain –

Von Prognosealgorithmen hin zu Large Language Models

Die Entwicklung der KI hat in den letzten Jahren eine bemerkenswerte Dynamik erfahren. In der Vergangenheit wurden durch Machine Learning (ML) Prozessverbesserungen hervorgerufen und mittels Robotic Process Automation (RPA) Automatisierungspotenziale gehoben. Beispiele sind die automatische Rechnungskontierung oder die automatisierte Freigabe von Rechnungen (3way match).

Der Durchbruch und die Wahrnehmung von generativer KI in der breiten Öffentlichkeit gelang mit dem Launch von ChatGPT durch OpenAI. Die Verfügbarkeit von Large Language Modellen (LLM) öffnet neue Dimensionen zur Interaktion, Datenanalyse und die Möglichkeit der Automatisierung repetitiver Tätigkeiten, die zuvor nicht realisierbar waren. Chatbots und virtuelle Assistenten revolutionieren verschiedenste Aufgaben- und Arbeitsbereiche. Gleichzeitig verwandeln fortschrittliche KI-gestützte Ansätze komplexe Datenmengen in wertvolle Informationen, die Entscheidungsträger im Einkauf unterstützen.

KI hat einen hohen transformativen Einfluss auf die Zukunft der Beschaffung

Die Herausforderungen und Aufgaben in der Beschaffung reichen von der Verwaltung globaler Lieferketten und der Minimierung von Risiken bis hin zur effizienten Steuerung einer Vielzahl einzelner Transaktionen – unter Wahrung von ethischen Beschaffungspraktiken und nachhaltigem Handeln.

Untersuchungen der Harvard Business School verdeutlichen, dass der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz nicht nur die Arbeitsproduktivität und -effektivität erhöht, sondern auch zu einer verstärkten Innovationskraft in der Arbeitsweise beiträgt.  Die Einsatzszenarien von KI erstrecken sich dabei über nahezu sämtliche Einzelfunktionen der Beschaffung hinweg.

Das Kerkhoff Prozesshaus ordnet die äußerst unterschiedlichen Tätigkeiten jeweils einer von sechs übergeordneten Prozessdimensionen zu.

Anhand von ausgewählten Szenarien aus unserer zahlreichen Use-Cases werden Leistungsbeiträge von generativer KI im Einkauf zur Reduktion repetitiver und aufwändiger Aufgaben beleuchtet:

Beschleunigtes Lieferantenmanagement:

KI reduziert entlang des kompletten Lieferantenlebenszyklus die Arbeitsbelastung von Einkäufern:

• Um ein effektives Zertifikatsmanagement zu gewährleisten, übernimmt und intensiviert generative KI bei der Stammdatenpflege und (Re-)Qualifizierung die Kommunikation mit dem Lieferanten. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen generiert die KI automatisch Rückmeldungen an die Lieferanten und fordert gegebenenfalls ergänzende Angaben ein.

• KI übernimmt die konsolidierte, faktenbasierte Darstellung der Lieferantenperformance. Durch die Anreicherung mit Daten (weiterer, unlimitierter Quellen, Aussage?) können sowohl quantitative als auch qualitative Daten in den Gesamtkontext eingeordnet werden, um Lieferantenleistung und Lieferantenverhalten permanent im Blick zu haben.

• In der Phase der Vertragsanbahnung analysiert KI basierend auf den definierten Vertragsvorlagen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens die eingehenden Informationen und generiert passende Vertragsentwürfe. Bei eingegangenen Verträgen validiert KI die Inhalte auf Vollständigkeit sowie hinsichtlich signifikanter Unstimmigkeiten und gleicht diese mit vergleichbaren, existierenden Verträgen im Unternehmen ab.

• Nach Vertragsschluss werden Verträge werden durch Texterkennungstechnologien maschinell auswertbar gemacht.

• Mittels KI Co-Pilot können sämtliche Vertragsdatensätze eines Unternehmens auf spezifische Inhalte durchsucht werden, um diese strukturiert darzustellen und auszuwerten.



• Durch KI-Indexierung werden alle relevanten Verträge und Dokumente in einem Vorgang abrufbar (Rahmenverträge, Addendums, Änderungen, Preisblätter Bestellungen, Rechnungen, etc.).
  

Zu den Schlüsselaspekten bei der Einführung KI gestützter Lösungen gehört zunächst die Evaluation des organisationseigenen Reifegrades. Zur Generierung des größten Mehrwerts aus dem Einsatz von KI-Anwendungen ist es notwendig, die Verteilung der eigenen Ressourcen und die unternehmensspezifischen Aufwandstreiber im Einkauf genau zu kennen.