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01.06.2012

Procurement Value Added

Wertorientierte Messung des Beschaffungserfolgs in einer Spitzenkennzahl

 

Im Zuge einer zunehmenden Wertorientierung unternehmerischer Aktivitäten gewinnt die Frage nach dem Wertbeitrag der Beschaffung immer mehr an Bedeutung. Denn obwohl die Beschaffung großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat, müssen Einkaufsabteilungen noch immer um Anerkennung im Unternehmen und in Chefetagen kämpfen. Darum gilt es, Firmenlenkern und Finanzverantwortlichen im Rahmen eines Beschaffungscontrollings den Wert der Einkaufsabteilung mit aussagekräftigen Zahlen deutlich zu machen.

Erfolg im Einkauf messbar machen
Neben den Aussagen über den Erfolg des Beschaffungsmanagements dient das Beschaffungscontrolling dazu, die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu optimieren, um eine kontinuierliche Verbesserung der Beschaffung zu erreichen. Benchmarking ist dabei ein ideales Instrument, um den Erfolg im Einkauf messbar zu machen. Einkaufsleiter und Finanzverantwortliche können sich an diesen Erkenntnissen orientieren, um Aussagen über ihren eigenen Beschaffungserfolg und eine Einordnung desselben zu erhalten.

Der Procurement Value Added (PVA) ist eine Möglichkeit zur wertorientierten Messung des Beschaffungserfolgs mithilfe einer einzigen Spitzenkennzahl. Die wertorientierte Erfolgsmessung unterscheidet sich von der traditionellen Sichtweise dadurch, dass nicht nur das Ergebnis, sondern die Differenz aus Ergebnis und Kapitalkosten ermittelt wird, da lediglich diese Größe eine Aussage über den Wertbeitrag zulässt.

Der PVA wurde mithilfe eines an den Economic Value Added (EVA) angelehnten Rechenschemas entwickelt. Die Berechnung des PVA basiert auf öffentlich zugänglichen Daten und verbessert damit die Möglichkeit, externe Benchmarkings durchzuführen. Dies ermöglicht die Identifizierung von Stärken und Schwächen der Beschaffung eines Unternehmens im Vergleich zu anderen Konzerneinheiten, Wettbewerbern sowie branchenfremden Unternehmen. Darüber hinaus kann der PVA zur Festlegung von Beschaffungszielen sowie zur Initiierung von Maßnahmen zur Verbesserung des Wertbeitrags verwendet werden und hat damit maßgeblichen Einfluss auf interne Entscheidungen. Beispielsweise können als Folge eines PVA-Benchmarks Optimierungsprojekte zum Verbindlichkeits-, Bestands- oder Forderungsmanagement angestoßen werden.

Die Berechnung des Procurement Value Added
Der PVA setzt sich analog zum EVA aus dem operativen Ergebnis und den Gesamt-Kapitalkosten der Beschaffung zusammen. Grundsätzlich sind drei Schritte vorzunehmen:

1. Berechnung des operativen Ergebnisses
der Beschaffung über die Ermittlung der Veränderungen des Materialaufwandes, der Lagerkosten und der Beschaffungsnebenkosten.

Die Veränderung des Materialaufwandes ergibt sich über die Differenz des Materialaufwandes der Vorperiode und der aktuellen Periode. Da die Entwicklung des Materialaufwandes weiterhin von der Entwicklung der Herstellungskosten sowie der Löhne und Gehälter im Vergleich zum Materialaufwand abhängt, werden hierfür zwei Normierungsfaktoren eingefügt. Diese Normierungsfaktoren dienen zum Ausgleich von Veränderungen der Werte, die nicht von der Beschaffung beeinflusst werden können und ebenfalls auf den PVA einwirken. Der Normierungsfaktor Herstellungskosten sorgt für eine Anpassung des Materialaufwandes der Vorperiode an die Entwicklung der Herstellungskosten. Dadurch wird eine Reduzierung des Materialaufwandes bei gleichzeitigem Rückgang der Herstellungskosten im selben Verhältnis nicht als Erfolg der Beschaffung ausgewiesen. Die Veränderung der Lagerkosten resultiert aus der Differenz, der um den Normierungsfaktor Herstellungskosten angepassten Lagerkosten der Vorperiode und den Lagerkosten der aktuellen Periode. Die weiterhin betrachteten Beschaffungsnebenkosten repräsentieren die betriebsbedingten Kosten der Beschaffungsorganisation, wie z.B. beschaffungsbezogene Personalkosten, Kosten für Infrastruktur sowie Informations- und Kommunikationskosten. Die Veränderung der Beschaffungsnebenkosten wird über einen branchenspezifischen Beschaffungsnebenkostensatz und der Veränderung des Materialaufwandes berechnet.

2. Berechnung der  Gesamt-Kapitalkosten
der Beschaffung über die Differenz aus Kapitalbindungskosten für Vorräte und der Kapitalkostenminderung durch zinsfreie Darlehen.

Kapitalkosten werden durch die Beschaffung über die Höhe der Vorräte verursacht, die über den gewichteten durchschnittlichen Kapitalkostensatz (Weighted Average Cost of Capital — WACC) bewertet werden. Diese Kapitalkosten können durch zinsfreie Darlehen gemindert werden. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LuL) stellen – abhängig vom jeweiligen Vertrag – in der Regel zinslose Darlehen der Lieferanten dar. Eine Erhöhung der Verbindlichkeiten aus LuL führt daher zu einem niedrigeren WACC und damit ebenfalls zu einer Reduzierung der Kapitalkosten. Da Verbindlichkeiten uns LuL zu einer Verdrängung kurzfristigen Fremdkapitals führen können, werden diese mit dem unternehmensspezifischen Fremdkapitalzinssatz bewertet. Die Zinssätze (WACC und Fremdkapitalzinssatz) können kapitalkostenbezogenen Statistiken entnommen werden.

3. Berechnung des PVA

über die Differenz ans dem operativen Ergebnis und den Gesamt-Kapitalkosten der Beschaffung.

Auf Basis des PVA kann der Einkauf zum Beispiel quartalsweise aufzeigen, wie Optimierungsmaßnahmen im Einkauf greifen. Durch die Beschaffung qualitativ hochwertiger Güter und Dienstleistungen, eine Reduzierung der Herstellungskosten durch niedrigere Materialkosten und eine Senkung der Vertriebs- und Verwaltungskosten durch niedrigere Beschaffungsnebenkosten kann das operative Ergebnis verbessert werden. Durch eine Verringerung des investierten Kapitals mithilfe einer Senkung des Anlagevermögens zum Beispiel durch Nutzung von Finanzierungsalternativen wie Miete, Leasing, Performance Contracting oder veränderter Zahlungsziele und durch eine Senkung des Umlaufvermögens mittels Reduzierung der Vorräte können die Kapitalkosten gemindert werden.

Insgesamt sollte beachtet werden, dass die einzelnen Kostenparameter der Beschaffung häufig in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen. Beispielsweise führen häufigere Belieferungen zu einer Reduzierung der Lager- und Kapitalbindungskosten, gleichzeitig erhöhen sich jedoch möglicherweise die Transportkosten. Bei der Optimierung des Beschaffungserfolgs gilt es daher, das Optimum aus Fehlmengen-, Qualitäts-, Transport-, Beschaffungs- sowie Lagerhaltungs- und Kapitalbindungskosten zu erzielen.

Der Procurement Value Added (PVA) wurde am Kerkhoff Competence Center of Supply Chain Management an der Universität St. Gallen in Zusammenarbeit von Wissenschaftlern und Beratern von Kerkhoff Consulting entwickelt und ist eine geschützte Wortmarke der Kerkhoff Consulting GmbH.

Oliver Kreienbrink, Prof. Dr. Erik Hofmann

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