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09.05.2011

Oft unterschätzt

Zwar erkennen immer mehr Firmen die Bedeutung des Travel Managements. Doch noch liegt großes Potenzial brach.

Herr van Ackeren, Sie kennen alle Segmente des Einkaufs eines Unternehmens. Welche Rolle spielen eigentlich Geschäftsreisen?
Firmen sehen Travel Management zunehmend als Möglichkeit, ihr Geschäft effizienter zu gestalten. Bei den großen deutschen DAX-Konzernen ist es natürlich längst ein strategisches Thema, und der Mittelstand hat gerade in den vorigen Jahren alle Kostenpunkte unter die Lupe genommen, darunter auch Reisen.

Geschäftsreise-Entscheider fühlen sich in ihrer Bedeutung aber nicht immer hinreichend gewürdigt…
Der Stellenwert des Travel Managers wird in der Tat oft unterschätzt, einfach deshalb, weil man sein Potenzial nicht erkennt. Er wird als reiner Ticketlieferant gesehen, obwohl er die Gesamtkosten fürs Unternehmen stark reduzieren und effiziente Prozesse aufbauen könnte.

Was raten Sie Travel Managern, um ihren Stellenwert zu vergrößern?
Sie sollten den Dienstleistungscharakter nach vorn stellen und die Kosten transparent machen. Gemeinsam mit der Finanzabteilung können sie die Reiseausgaben beziffern. Regelmäßig erzielen wir so in Projekten mit den Kunden Einsparungen von bis zu 30 Prozent.

Wieso herrscht dennoch in vielen Firmen „Wildwuchs“ bei den Buchungen, fehlt also die zentrale Steuerung?

Das ist in allererster Linie ein sehrmenschliches Problem, denn für Reisen fühlt sich jeder kompetent, weil man schließlich auch privat reist. Daher will man allein buchen.

Wie lässt sich das ändern?
Große Reiseausgaben müssen über eine einzige Stelle im Unternehmen laufen, schon wegen der Transparenz. Zwar bedeutet es fürs Unternehmen zunächst einen gewissen Aufwand, die für ein zentrales Travel Management nötigen Systeme und Prozesse aufzusetzen, aber gemessen an den langfristigen Einsparungen lohnt es sich, diesen Weg zu gehen…

Machen denn da die Reisenden, also die „normalen“ Mitarbeiter mit?
Ja, wenn ein gut funktionierendes Travel Management etabliert ist, dann lässt sich der Buchungs-„Wildwuchs“ durchaus stoppen. Ausschlaggebend hierfür ist eine Struktur, die einfach und verständlich ist und die den Mitarbeitern die Reiseplanung nicht unnötig erschwert. Auch externe Spezialisten können durch ihren unvoreingenommenen Blick von außen diese Strukturen schaffen.

Kann überhaupt der „normale“ Einkauf Reisen beschaffen?
Er muss sich natürlich in die Materie einarbeiten. Ideal sind Travel Manager, die innerhalb des Einkaufs arbeiten.

Lassen sich Reisen denn mit traditionellen Instrumenten „einkaufen“? Flugpreise zum Beispiel schwanken täglich – manchmal sogar stündlich...
Wer Flugkontingente einkauft, erzielt – alles in allem – günstigere Preise, auch wenn ein Ticket tagesaktuell mal unter der vereinbarten Rate liegen sollte. Zudem schwanken auch in anderen Branchen wie beispielsweise Stahl oder Lebensmittel die Preise sehr stark. Aber auch hier würde man deswegen nicht gleich auf einen professionellen Einkauf verzichten.

Macht es Sinn, das Travel Management auszulagern – an ein Geschäftsreisebüro zum Beispiel?
Ja, wenn sich bei kleineren Betrieben eine Vollzeitstelle nicht lohnt. Allerdings sollte man solche Prozesse erst dann herausgeben, wenn man sie selber im Griff hat. Sonst verliert man die Kontrolle! An einer Analyse der Reisestruktur des Unternehmens führt also kein Weg vorbei.

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