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27.05.2011

Fehlendes Risikomanagement im Einkauf: Risikofaktor für den Unternehmenserfolg

Der Einkauf ist mit den verschiedensten Risiken konfrontiert: Preis- und Qualitätsrisiken, Länderrisiken, Vertragsrisiken oder auch Lager- und Bestandsrisiken können das Unternehmensergebnis gefährden. An erster Stelle steht aber meist das Versorgungsrisiko, das nicht nur durch Lieferanteninsolvenzen, sondern zuletzt auch durch die Wirtschafts- und Finanzkrise und die Naturkatastrophe in Japan erheblich angestiegen ist. Diese Entwicklungen treffen besonders Unternehmen schwer, die kein Risikomanagement implementiert haben.

Für Unternehmenslenker und Einkäufer ist es also wichtig, Strategien zu entwickeln, um die Risiken im Einkauf zu minimieren. Doch von vielen Unternehmen wird ein Risikomanagement im Einkauf noch unterschätzt: Nur 14 Prozent der mittelständischen Unternehmen haben ein gezieltes Risikomanagement implementiert. Bei großen Unternehmen sind es 27 Prozent, bei sehr großen immerhin 47 Prozent. 46 Prozent der Mittelständler dagegen haben bisher überhaupt keine Maßnahmen eingeleitet, um sich gegen Risiken abzusichern. Dies zeigt eine aktuelle Studie des Instituts für Demoskopie Allensbach, die im Auftrag der Unternehmensberatung Kerkhoff Consulting durchgeführt wurde. Dafür wurden 501 Top-Entscheider deutscher mittelständischer und großer Unternehmen befragt.   

Das größte Risiko stellen derzeit Lieferengpässe dar. Steigende Auftragszahlen führen bei vielen Unternehmen zu Problemen. Viele Lieferanten können durch die plötzlich steigenden Bestellmengen nicht mehr rechtzeitig oder sogar gar nicht mehr liefern. Schon ein fehlendes Teil kann die Produktion zum Stillstand bringen. Das Unternehmen kann dann Liefertermine nicht mehr einhalten, die Reputation wird in Mitleidenschaft genommen und Kunden ziehen Bestellungen zurück. Muss das Unternehmen in diesem Fall auf einen Ersatzlieferanten zurückgreifen, sind erhöhte Preise keine Seltenheit.

Mit der Etablierung eines Risikomanagements kann solchen Lieferausfälle vorgebeugt werden. Dazu gehören die Implementierung von Frühwarnindikatoren, die Entwicklung von Szenarioplanungen, eine kontinuierliche Beschaffungsmarktforschung, ein strategisches Lieferantenmanagement sowie die Ausarbeitung von Notfallplänen.

Beschaffungsmarktbeobachtung bereitet auf Krisenfälle vor

Um einen Lieferengpass frühzeitig erkennen zu können, muss die Planbarkeit erhöht werden. Die Entwicklung von Szenarioplanungen, die sich mit möglichen Marktentwicklungen auseinandersetzen, ermöglicht dem Einkauf, zügiger und flexibler auf Krisen zu reagieren. Dazu gehört die kontinuierliche Beobachtung der Beschaffungsmärkte. Dies umfasst sowohl die Märkte für Rohstoffe als auch für Halb- und Fertigprodukte. Eine Marktbeobachtung kann über mehrere Kanäle stattfinden: zum Beispiel über Online-Datenbanken, Fachzeitschriften und Verbände, aber auch durch den Besuch von Fachtagungen oder Messen. Darüber hinaus kann der Einkauf Scouts aufbauen, die für das Unternehmen verschiedene Regionen als Beschaffungsmarkt sondieren und schließlich gezielt entwickeln.

Diese Beobachtungen können langfristig die optimale Versorgung des Unternehmens sicher stellen, zum Beispiel durch die Ausweitung des Beschaffungsradius und die Erschließung neuer Beschaffungsquellen. Insgesamt kann eine kontinuierliche Beschaffungsmarktbeobachtung dazu beitragen, die allgemeine Beschaffungsstrategie des Unternehmens den jeweiligen Bedingungen anzupassen. Gleichzeitig gilt es im Falle einer drohenden Allokation zu bewerten, ob es für das entsprechende Produkt einen adäquaten Ersatz gibt.

Weiterhin ist es essentiell, dass der Einkauf funktionsübergreifend mit der Produktion und dem Vertrieb zusammenarbeitet. Es ist nicht ausgeschlossen, dass die Vertriebsplanung und die aus dem Vorjahr erfassten Liefer- und Rahmenvertragsmengen mit dem Endkunden angepasst werden können.

Strategisches Lieferantenmanagement schützt vor Produktionsausfall

Der größte Einflussfaktor, um einen Lieferengpass abwenden zu können, ist das strategische Lieferantenmanagement. Dazu muss die Einkaufsabteilung die für die Produktion wichtigsten Warengruppen und Lieferanten kennen, um Risiken und Engpässe frühzeitig erkennen zu können. Durch Lieferantenbewertungen kann ein Unternehmen die strategisch wichtigsten Lieferanten identifizieren. Meist sind es Lieferanten für die Teile, die bei einem Lieferengpass die gesamte Produktion zum Stillstand bringen können - so genannte „kritischer Pfad“-Teile. Besonders zählen dazu Bauteile, die nur von wenigen oder gar nur einem Lieferanten bezogen werden können. 

Es ist essentiell, mit diesen Lieferanten strategische Partnerschaften einzugehen. Eng miteinander verbundene Partner kennen die Stärken und Schwächen des anderen und können in kritischen Lagen besser gegensteuern. Weiterhin sind eng an das Unternehmen gebundene Lieferanten durch strategische Vorteile daran interessiert, den Partner weiterhin ohne allzu lange Lieferzeiten zu beliefern. Einige Lieferanten richten nämlich ihre Produktionspläne nach Umsätzen und Deckungsbeiträgen aus. Durch die gebotenen strategischen Vorteile für den Lieferanten wird verhindert, dass in Zeiten von Lieferengpässen womöglich der objektiv lohnendere Auftrag eines anderen Unternehmens vorgezogen wird.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, auf mehrere Lieferanten pro Warengruppe zu setzen – die so genannte Multi-Sourcing-Strategie. So kann das Unternehmen bei möglichen Lieferausfällen eines Lieferanten auf einen anderen Lieferanten zurückgreifen. Auch im Hinblick auf die zunehmende Zahl von Lieferanten-Oligopolen und Lieferanteninsolvenzen wird dies immer wichtiger. Darüber hinaus gilt es zu evaluieren, inwiefern technische Abhängigkeiten und Exklusivvereinbarungen mit Lieferanten bestehen. Es ist nicht ausgeschlossen, dass im Fall eines Versorgungsengpasses ein Lieferantenwechsel auf Grund von technischen Freigaben des Endkunden kurzfristig nicht möglich ist. Klassicherweise sind es direkte B- und C-Güter, die die Geschäftsführung nicht erkannt hat und die potenziellen Risiken nicht auf dem Radar sind.

Notfallpläne sichern im Falle eines Falles ab


Ist es bereits zu einer Krise gekommen, müssen Unternehmen Notfallpläne bereit halten, um dagegen steuern zu können. Im Falle einer Allokationskrise muss der Einkauf sehr schnell umschalten und verstärkt operative Tätigkeiten umsetzen, damit die Versorgungssicherheit kurzfristig sichergestellt wird. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige Telefonate mit Lieferanten, die Anpassung der Lieferpläne, die Suche nach schnellen Alternativen sowie die Preisverhandlungen mit Lieferanten. In dringenden Fällen muss der Einkäufer sich auch auf dem Spotmarkt umsehen, um kurzfristig gegen den entsprechenden Aufpreis Waren zu beschaffen. Eine kaufmännische Abwägung zwischen Mehrkosten und Produktionsausfallkosten ist vonnöten.

Martin Kotula, Principal, Kerkhoff Consulting

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