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01.11.2010

Eine Frage der Organisation

Über einen zentralen Einkauf können gerade Unternehmen der Sozialwirtschaft erheblichen Zeit- und Kostenaufwand sparen. Vor allem in Einkaufsgemeinschaften und durch Produktkonzentrierungen werden bessere Konditionen erzielt.

Michael Kredelbach ist höchst zufrieden. „Die Vorteile unserer  neuen Einkaufsstrukturen sind immens“, bekräftigt der Beschaffungsleiter des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR). Sein Lob gilt nicht nur den verbesserten Abläufen - vor allem die 25 Millionen Euro, die der Verband im Rahmen eines 2005 gestarteten Großprojektes über drei Jahre einsparen konnte, sprächen für sich. „Das entspricht etwa acht Millionen pro Jahr und einer Einsparungsquote von elf Prozent“, freut sich Kredelbach.

Mit rund 15000 Mitarbeitern sowie 41 Förderschulen, zehn Kliniken und sechs Museen gehört die Organisation zu den größten Leistungsträgern für Menschen mit Behinderungen in Deutschland. Bevor die Beschaffungsstrukturen auf den Prüfstand kamen, organisierte jede Einrichtung ihren Einkauf auf eigene Faust. Seit 2009 bündeln nun sieben Competence Center alle Aufgaben aus diesem Bereich. „Aus Beschaffung auf Zuruf wurde ein strategischer Einkauf, der den sehr differenzierten Bedarf an Dienstleistungen und Waren erstmals in Rahmenverträgen oder Sammelausschreibungen zusammenfasst“, erläutert Kredelbach, der jetzt eines der neu geschaffenen Competence Center selbst leitet. Die Prozesskosten reduziere das deutlich, „da nicht mehr jede einzelne Einrichtung selbst Fachwissen um die Produkte und das Vergaberecht vorhalten muss“.
 
Bündeln und gewinnen
Mit der neuen Beschaffungsorganisation ist der LVR ein Vorreiter der Branche. „Das Thema Beschaffung hat in der Sozialwirtschaft nicht immer hohe Priorität“, sagt Jens Hornstein von Kerkhoff Consulting. Das auf Einkaufsoptimierung spezialisierte Beratungsunternehmen hat das Großprojekt über drei Jahre hinweg geleitet. „Gerade größere Unternehmen können eine Menge sparen, wenn sie ihren Einkauf unter die Lupe nehmen“, erklärt der Experte. Welche Effekte möglich sind, erklärt Hornstein an einem Beispiel. Eine der wichtigsten Dienstleistungen des LVR ist die Beförderung von Menschen mit Behinderung zu ihren Arbeitsstätten und zurück. Vergab früher jede Behindertenwerkstatt diese Leistung separat an Dienstleister, welche die erforderlichen Wegstrecken im Alleingang planten, kommt jetzt professionelle Hilfe durch eine computergestützte zentrale Routenplanung. In den Testregionen Bonn und Essen mit zunächst fünf Werkstätten wurden die kürzesten Wege simuliert und die Leistungen anschließend gebündelt neu ausgeschrieben. „Die optimierte Routenplanung spart viel Zeit, Geld und CO2“, sagt Hornstein.

3,5 Millionen eingesparte Kilometer pro Jahr bedeuten nach Schätzung des Beraters 1000 Tonnen weniger CO2-Ausstoß. Die Kosten konnten allein im Testgebiet um 782.000 Euro reduziert werden. Die erwarteten Einsparungen könnten, wenn das Verfahren erst einmal in sämtlichen Werkstätten eingeführt ist, bei etwa 4,8 Millionen Euro pro Jahr liegen.
Doch reiche eine Umstellung auf zentrale Beschaffung an einem Standort weder aus, noch sei sie in allen Fällen optimal. Vor allem bei Einrichtungen mit speziellem Bedarf wie Kliniken müsse das Fachwissen um Sonderprodukte auf die zentrale Beschaffungsebene mit einfließen. „Daher haben wir beim LVR eine Kombination zentraler und dezentraler Einkaufsstrukturen eingeführt, bei der die Experten der jeweiligen Einrichtungen ihr Wissen um Spezialprodukte einbringen können“, erklärt Hornstein. „Verknüpft wird das mit dem kaufmännischen Know-how auf zentraler Ebene, innerhalb der Competence Center, welche die Anschaffung dann durchführen.“

Eine grundlegende Strategie zur Einkaufsoptimierung sieht Jens Hornstein in der Harmonisierung der Produkte. Konkret bedeutet das, „dass nicht zehn verschiedene Arten von Textmarkern im Sortiment vorhanden sein müssen, sondern nur einer, der allen Ansprüchen genügt.“ Von dieser Strategie können auch kleine Einrichtungen profitieren. Schließlich erzielen Einkaufsgesellschaften die besten Konditionen für ihre Mitglieder, indem sie Rahmenverträge mit ausgewählten Lieferanten aushandeln. Dabei wird die benötigte Artikelvielfalt angeboten und gleichzeitig auf Produktkonzentrierung geachtet. Denn in je größeren Stückzahlen ein Produkt bestellt wird, desto günstiger fallen die Verträge mit den Lieferanten aus.

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