Reisekosten entwickeln sich im Zuge der Globalisierung und der dadurch ständig zunehmenden Mobilität zu einem immer größer werdenden Kostenblock. Reisedienstleistungen werden nur selten durch den Einkauf beschafft, da oft keine allgemeinen Einkaufsrichtlinien vorliegen. Dabei können durch optimierte Prozesse und Transparenz bis zu 30 % der Reisekosten eingespart werden.

Analyse des Reiseverhaltens: Eine solche Analyse schafft Transparenz über die Kostenstrukturen und das Bedarfsverhalten der Mitarbeiter. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob und welche Rahmenvereinbarungen mit Mietwagenfirmen, Hotelketten und Fluggesellschaften geschlossen werden können. Dies führt sowohl zu Einsparungen der direkten Kosten als auch zu weiteren Vorteilen, wie beispielsweise Optimierung der Stornierungsfristen von Hotel- und Flugbuchungen.

Einrichtung einer zentralen Stelle: Durch die zentrale Buchung der Geschäftsreisen bleiben die Kosten transparent, Maverick Buying wird ausgeschlossen. Mitarbeiter, die für die Planung und Buchung der Geschäftsreisen zuständig sind, sollten innerhalb des Einkaufs arbeiten.

Einkauf von Kontingenten: Bei Unternehmen mit Produktionsstandorten oder regelmäßigen Einsätzen im Ausland kann bei entsprechendem Volumen ein Streckenabkommen ausgehandelt werden. Hierbei geht es um einen vergünstigten Flugpreis und gleichzeitig um erhöhte Flexibilität in Bezug auf Umbuchbarkeit und Stornierungen. Ähnliche Abkommen lassen sich auch bei regelmäßigen Bahnreisen sowie bei Hotels erzielen.

Rainer den Ouden,
Kerkhoff Consulting GmbH