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01/01/2005

Und es geht doch: Öffentliche Hand spart

Kerkhoff Consulting optimiert in zwei Pilotprojekten den Einkauf für die Stadt Mannheim

 
 

Leere Kassen, hohe Defizite, und Nachtraghaushalte: Die Städte und Kommunen haben ihren finanziellen Spielraum ausgereizt – nicht zuletzt aufgrund von zusätzlichen öffentlichen Aufgaben ohne adäquate Kompensation. Dass trotzdem noch Einsparpotenziale vorhanden sind, beweist die Stadt Mannheim in zwei wegweisenden Pilotprojekten. Verantwortliche der Stadtpark Mannheim gGmbH und des Nationaltheaters Mannheim haben gemeinsam mit Kerkhoff Consulting zwei Projekte zur Beschaffungsoptimierung initiiert. Neben prozessseitigen qualitativen Verbesserungen wurden Einsparungen von über 12 Prozent jährlich auf das betrachtete Beschaffungsvolumen realisiert.

Vergabeverordnung keine Hindernis

„Viele Probleme im Einkauf für die öffentliche Hand kennen wir sehr genau aus der Privatwirtschaft:“ erläutert Gerd Kerkhoff, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Kerkhoff Consulting GmbH. „Ein hoher Anteil administrativer Tätigkeiten, wenig strategische Arbeit, mangelnde Kenntnisse zu relevanten Beschaffungsinformationen, fehlende Regelungen zu Verantwortlichkeiten im Einkauf sowie ineffiziente gewachsene Beschaffungsprozesse.“ Die Projekte in Mannheim haben bewiesen, dass die Vorgaben der öffentlichen Hand zu Ausschreibungsverfahren keine Hindernis sein müssen, um erfolgreich eine Beschaffungsoptimierung durchzuführen. Die Stadtpark Mannheim gGmbH, vormals Bundesgartenschau GmbH, verwaltet den Luisenpark sowie den Herzogenriedpark und bietet neben den traditionellen Parkanlagen ein umfangreiches Freizeitangebot. Hier haben die Berater sowohl die Budgetverantwortung durchleuchtet und neu strukturiert als auch durch die Schaffung von Bedarfstransparenz und Ausschreibungen im Rahmen des Lieferantenmanagements Einsparpotenziale realisiert. Außerdem wurden Grundlagen für die Einführung einer adäquaten Kostenrechnungssoftware geschaffen.

Auch beim Nationaltheater, das jährlich rund 1000 Vorstellungen mit über 350.000 Zuschauern pro Saison absolviert, stand das Lieferantenmanagement auf dem Prüfstand. Auch hier konnten durch Bündelungen und die Nutzung von Rahmenverträgen deutliche Einsparungen erzielt werden.

Aktuell läuft nach dem erfolgreichen Abschluss dieser beiden Projekte ein weiteres Projekt zur Beschaffungsoptimierung mit dem Energieversorgungsunternehmen MVV Energie AG, an der die Stadt Mannheim 72,8 % der Anteile hält. Abschluss voraussichtlich im Frühjahr 2005. Ebenso innovative Wege geht der Landesbetrieb Straße und Verkehr in Rheinland-Pfalz, der derzeit seine Potenziale aus einer verbesserten Beschaffung analysieren lässt. In beiden Projekten werden ähnlich deutliche Einsparungen erwartet.

Bürgermeister Egger betont Verantwortung gegenüber Bürgern

„Wir sind klar in der Verantwortung , mit den uns von den Bürgern anvertrauten Mitteln sehr sorgfältig umzugehen“, so Dr. Norbert Egger, Erster Bürgermeister und Dezernatsleiter der Stadt Mannheim. „Der unmittelbare Nutzen dieser beiden Berater-Projekte ist sehr deutlich an den realisierten Einsparungen ablesbar.“

Mannheim im Pilotcharakter

Bislang waren die Ansprechpartner der öffentlichen Hand diesem Thema nicht so aufgeschlossen, wie die Ansprechpartner aus Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz.

Keiner der Verantwortlichen war davon überzeugt, dass sich die projektbezogene Erfolgsbilanz der Beschaffungsoptimierer - zwischen 5 % und 15 % Einsparungen - von der Privatwirtschaft auf die öffentliche Hand übertragen ließe. Für Gerd Kerkhoff unverständlich: „Wir haben in den vergangenen Jahren mehrfach nachgewiesen, dass in der Privatwirtschaft der Einkauf einem Milliardengrab gleicht. Warum sollte das ausgerechnet bei der öffentlichen Hand, deren administrativer Charakter noch deutlich ausgeprägt ist, anders sein?“ Die erfolgreichen Projekte in Mannheim hätten Pilotcharakter.

Der Experte hofft, dass auch andere Städte und Kommunen dem Thema Beschaffungsoptimierung zukünftig aufgeschlossener gegenüberstehen.