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02/19/2004

Finanzreserven aufspüren

Beschaffungsmanagement - Im Einkauf liegt der Gewinn. Mit der richtigen Preis- und Verhandlungsstrategie können Unternehmen die Kosten deutlich reduzieren und so die Ertragslage stärken.

 
 
 

Die Rechnung ist einfach: Spart ein Unternehmen mit einem Einkaufsvolumen von 25 Millionen Euro bei der Beschaffung zehn Prozent, macht das ein Ertragsplus von 2,5 Millionen Euro im Jahr. Bei einem Umsatz von 60 Millionen und zwei Millionen Ertrag vor Steuern heißt das: Allein durch eine Optimierung des Beschaffungsmanagements kann das Unternehmen sein Ergebnis vor Steuern auf 4,5 Millionen Euro mehr als verdoppeln. Zehn Prozent Kostenreduktion im Einkauf bringen also genauso viel wie ein Umsatzwachstum von 150 Prozent. Und dabei ist das Einsparpotenzial nicht einmal zu optimistisch angesetzt: „Zehn Prozent entsprechen dem empirisch ermittelten Durchschnitt aller abgeschlossenen Beratungsprojekte“, sagt Gerd Kerkhoff, geschäftsführender Gesellschafter der Gerd Kerkhoff Consulting GmbH. „Im Einzelfall liegt der Wert sogar noch deutlich höher.“

Im Einkauf liegt der Gewinn. Doch während diese Grundregel auf dem Börsenparkett unumstritten ist, wird der Einkauf in vielen deutschen Unternehmen noch immer stiefmütterlich behandelt. „Die Unternehmen legen den Schwerpunkt häufig auf Vertrieb und Marketing und vernachlässigen das Beschaffungsmanagement“; sagt Uwe Berghaus, Bereichsleiter Firmenkunden bei der WGZ-Bank. Eine Einschätzung, die Professor Dr. Udo Koppelmann teilt. „Der Einkauf genießt kaum Ansehen“, weist der Professor für allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Beschaffung und Produktpolitik an der Universität zu Köln. „Die Einkäufer sind zum Teil schlecht qualifiziert und werden innerhalb des Unternehmens eher als Erfüllungsgehilfe denn als Problemlöser wahrgenommen.“ Statt den Einkauf zentral zu gestalten, ordert oftmals jede Abteilung auf eigene Faust. An Rahmenverträge und Rabatte ist beim dezentralen Einkauf kaum zu denken – die Verhandlungsposition beim Häppcheneinkauf ist schwach.

„Die Bedeutung des Einkaufs ist vielen Unternehmen noch nicht richtig bewusst“, so der Kölner Wissenschaftler. Das sei ein Fehler, weil ein effizientes Beschaffungsmanagement das Ergebnis unmittelbar verbessere. „Auch vor dem Hintergrund von Basel II ist es wichtig, die Kosten zu senken und die Eigenkapitalbasis zu stärken“, betont WGZ-Bank-Experte Berghaus. Denn eine gute Eigenkapitalbasis verbessert das Rating, so dass nötige Zukunftsinvestitionen mit zinsgünstigeren Krediten finanziert werden können. Um den Unternehmen eine Hilfestellung zu bieten, kooperiert die WGZ-Bank mit der Gerd Kerkhoff Consulting GmbH.

Mittelstand verschenkt Millionen
„Ein wichtiger erster Schritt für alle Mittelständler ist ein grundlegendes und kritisches Durchleuchten des Status quo“, so Gerd Kerkhoff. Als Erstes erstellen die auf Beschaffungsmanagement spezialisierten Berater deshalb eine Potenzialanalyse. Dazu nehmen sie ein Unternehmen – je nach Größe und Beschaffungsvolumen – zwei bis vier Wochen lang genau unter die Lupe, bevor konkrete Handlungsempfehlungen abgegeben werden. „Denn wer die zentralen Grundsätze einer optimalen Beschaffung genau berücksichtigt, kann bereits ein erhebliches Einsparpotenzial realisieren.“ Das sind: Zentraleinkauf, klare Schnittstellen, Lieferanten- und Konditionenmanagement sowie Einkaufscontrolling. 

„Gerade mittelständische Unternehmen verschenken Jahr für Jahr Millionenbeträge, weil strategisch Lieferantenkonzepte fehlen und Verhandlungsstrategien nur unzureichend entwickelt sind“, weiß Unternehmensberater und Buchautor Kerkhoff („Milliardengrab Einkauf“; Verlag Viley-VCH, Preis: 39,90 Euro). Produkt- und Rohstoffpreise schwanken erheblich von Anbieter zu Anbieter. Strategisch einkaufen heißt, diese Konditionenspreizungen am Markt zu nutzen.

Entscheidend für den Erfolg sind deshalb Informationen. Über die Konditionen des Wettbewerbs etwas; über durchschnittliche Einkaufsvolumina anderer Kunden eines bestimmten Lieferanten; über die Marktentwicklung von Rohstoffen sowie die eigenen Gewichtung als Kunde. Um diese Informationen zusammenzutragen und nutzbar zu machen, benötigen die Einkäufer Zeit. Kerkhoff: „Strukturelle Änderungen dienen deshalb in erster Linie der administrativen Entlastung der Einkäufer.“ Technische Ausstattung, z. B. Software für eine elektronische Beschaffung – das so genannte E-Procurement - , kann helfen, die Effizienz zu steigern. „Allerdings sollte vor jeder Investition eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden“, rät der Unternehmensberater. „Wenn Organisationsstrukturen und Schnittstellen nicht klar definiert wurden, beschleunigen elektronische Helfer unter Umständen nur das Chaos.“

Manchmal ist beim Einkauf ein Kahlschlag nötig, damit neues gedeihen kann. „Vor allem gewachsene Lieferantenbeziehungen gehören auf den Prüfstand.“ Zusätzlich sollten die Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten untersucht und durch den Aufbau einer wettbewerbsstarken Struktur reduziert werden. Auch die Gesamtzahl der Lieferanten lasse sich häufig reduzieren. Die Unternehmen können beispielsweise Rahmenverträge abschließen und durch Bündelungen bessere Konditionen erzielen. Instrumente wie Konzeptwettbewerbe, Online-Marktplätze oder umgekehrte Versteigerungen (reverse auctions) helfen – richtig eingesetzt – ebenfalls bei der Beschaffungsoptimierung.

Erfolgskontrolle wird vernachlässigt
Wichtig und fast immer vernachlässigt: Die Erfolgskontrolle. Anders als in anderen Managementdisziplinen üblich, wird der Einkauf nur selten einer regelmäßigen Evaluierung unterworfen. Deshalb sollten in den Einkaufsabteilungen auch klar definierte Evaluierungsinstrumente implementiert werden wie z. B. ein dezidiertes Beschaffungscontrolling oder auch regelmäßige Einkaufs-Audits. 

Die Neustrukturierung des Einkaufs stößt innerhalb des Unternehmens meistens nicht bei allen Mitarbeitern auf Gegenliebe. Kein Wunder: Alte Gewohnheiten müssen über Bord geworfen und manchmal sogar Machtpositionen geräumt werden. Eine externe Potenzialanalyse sowie eine professionelle Umsetzung der Beschaffungsoptimierung durch Experten kann deshalb durchaus hilfreich sein. Consultant Kerkhoff urteilt: „Neutrale dritte garantieren eine objektive Erfassung der tatsächlichen Einsparpotenziale – unabhängig von den bestehenden Mitarbeiter- und Lieferantenbeziehungen.

CHECKLISTE
So kaufen Unternehmen strategisch ein

  1. Finden Sie heraus, welche Bedeutung Ihr Unternehmen tatsächlich für Ihren Lieferanten hat. Vielleicht gehören Sie trotz vermeintlich geringen Einkaufsvolumens zu seinen Key-Accounts?
  2. Nutzen Sie Branchentreffs zum Info-Broking.
  3. Aufträge möglichst bündeln oder in Rahmenverträge integrieren.
  4. Kaufen Sie nie unter Zeitdruck, aber nutzen Sie die Möglichkeit zu Spot-Geschäften bei günstigen Rohstoffpreisen.
  5. Managen Sie Ihre Lieferanten: Zu viele Lieferanten sind genauso schlecht wie zu wenige. Binden Sie Ihre wichtigsten Lieferanten in die Produktentwicklung ein. Geben Sie Ihren Lieferanten Feedback und damit Gelegenheit, das Angebot weiterzuentwickeln. Testen Sie Alternativstrukturen mit gleichwertigen Lieferanten.
  6. Nutzen Sie alle Möglichkeiten des Einkaufs wie Umkehrauktionen, Ausschreibungen, Konzeptwettbewerbe. So gewinnen Sie neben möglichen Preiseinsparungen auch einen besseren Marktüberblick.
  7. Überprüfen Sie die Bedeutung und den Einfluss des Einkaufs in Ihrem Unternehmen. Manchmal sind auch Umstrukturierungen notwendig. Bedenken Sie: Kosten, die Sie hier sparen, wirken sich unmittelbar positiv auf Ihr Betriebsergebnis aus!